Tipos de Eventos Corporativos

En el ámbito empresarial, los eventos sirven para presentar o potenciar determinados productos, servicios e incluso la marca. El evento permite realizar un acercamiento con los potenciales ó actuales clientes facilitando lo que en marketing se llama, los objetivos de fidelización frente a los competidores del segmento.

Los eventos corporativos pueden ayudar a alcanzar determinados objetivos de negocio tales como dar a conocer nuevos productos, servicios, branding de marca, motivación del personal, mejorar el rendimiento laboral, incentivar la fuerza de ventas, conmemorar aniversarios, entre los principales.

Los eventos pueden ser realizados por la misma empresa o por terceros. Los eventos realizados por terceros son aquellos organizados por especialistas que invitan a participar a oradores, expositores o representantes. La empresa puede patrocinar el evento o puede no tener participación directa.

Las empresas adaptan los eventos corporativos según sus necesidades y objetivos. Dentro de la gran variedad se podrán realizar eventos corporativos con menor o mayor presupuesto, pero siempre con el fin de alcanzar los objetivos establecidos por la empresa.

Existen diversos tipos de eventos corporativos que se adaptan a cada ocasión o propósito en el lugar de trabajo. Eventos En Punto sugiere que al organizar un evento corporativo, es de vital importancia conocer la naturaleza de su función, de modo que puedas planear la lista de actividades correctamente. Esto incluye los eventos más comunes y conocidos dentro del mundo de la empresa.

Conferencias

Estas suelen ser grandes reuniones de personas que tienen un interés en común o comparten un sector profesional. Estas son formales y por lo general implican unos pocos oradores que abordan un amplio grupo de profesionales. Se invita a interactuar pero no en el mismo nivel de una conversación o seminario.

Recuerda que lo de hoy son las redes sociales, una buena táctica es proporcionar a tus invitados tu Twitter, blog o Facebook; esto permite que los asistentes realicen preguntas, consultas o hagan aportaciones de lo que saben y no han tenido tiempo de explicar en la conferencia; pero sobre todo abre las compuertas del intercambio de ideas, lo que te permite tener una noción cercana sobre qué les pareció la conferencia.

Seminarios

Los seminarios tienen lugar para los propósitos educativos y generalmente implican pequeños grupos de personas. La interacción es una parte importante, por lo que regularmente se les da la oportunidad a los asistentes de expresar sus opiniones o realizar preguntas a los oradores.

De acuerdo a las nuevas tendencias, para que un seminario sea más interactivo puedes estructurarlo de manera que haya una actividad para romper el hielo durante la cual cada uno se presente. Si todos los participantes ya se conocen, lleva a cabo un rompehielos en el que los participantes compartan con el grupo algo acerca de sí mismos que nadie sepa. Te recomendamos leas nuestro artículo “5 secretos para un seminario exitoso”

Reuniones

Las reuniones pueden ser las interacciones entre dos o más personas y en general son para discutir las oportunidades y desafíos, los conceptos actuales o transmitir información. Pueden ser llevadas a cabo para los empleados de una organización o para los representantes de diferentes empresas.

Te proponemos elaborar un programa o agenda de temas a tratar. Si cuentas con un buen programa, ordenado y con estimaciones de tiempo para cada asunto a tratar, lograrás mantener un orden en la presentación y discusión de los temas. Sugerimos circular la agenda de la reunión previamente entre los participantes, de esta manera todos conocerán anticipadamente el tiempo de los puntos a tratar. Echa un vistazo a nuestro artículo “¿Cómo organizar mis reuniones de trabajo?”

Iniciativas de trabajo en equipo

Como su nombre lo indica, este tipo de eventos se llevan a cabo para la motivación y/o la formación de ciertos grupos de personas dentro de la organización. Por lo general son más pequeños para que cada individuo tenga atención personalizada.

Este tipo de eventos no deben dejar de ser creativos aunque sean dirigidos a un grupo pequeño de empleados. Eventos en Punto te ofrece una serie de actividades para que tu evento sea realmente efectivo.

Actividades deportivas: tirolesas, deportes náuticos, rutas a caballo, organización de viajes.
Actividades lúdicas: juegos como descubre al asesino o la búsqueda del tesoro, paintball, disfraces, etc.
Actividades de participación: concursos de canciones, cursos de cocina, elaboración de productos manuales, concursos y clases de baile, catas de vinos, etc.
Actividades de contacto con la naturaleza: senderismo, participación en proyectos de conservación de la naturaleza, visitas a espacios protegidos, etc.

Ferias

Estas exposiciones permiten a las empresas mostrar y demostrar sus nuevos productos o servicios. Éstas son tomadas muy en serio por aquellos en los sectores industriales, por lo que se suele gastar mucho dinero en la creación de pantallas y fabulosas presentaciones. Algunas empresas incluso viajan largas distancias para asistir a ferias comerciales internacionales.

Un punto importante que tienes que tener en cuenta es que en una feria habrá una gran cantidad de stands, por lo que tienes que buscar alguna técnica para poder hacer que el tuyo resalte entre la multitud. Lo más efectivo podría ser utilizar un diferenciador poco común, decora en verde y utiliza materiales ecológicos como pufs de cartón, bañeras recicladas como sofás. Todo para recibir a los asistentes en tu stand. El objetivo, además de ser sostenible, es sorprender y crear gran impacto visual. Te sugerimos también consultar nuesto artículo “Decálogo para realizar un evento verde”

Conferencias de Prensa

Estas son las entrevistas realizadas específicamente por los medios de comunicación y por lo general son en respuesta a un evento reciente, un rumor, el anuncio de un nuevo producto o servicio.

Un representante de la compañía llevará a cabo la conferencia de prensa y responderá a las preguntas de los diversos medios en una ceremonia de profesionales. Existen varios elementos indispensables que tienes que tomar en cuenta para llevar a cabo la realización de este evento aquí te presentamos algunos.

Integrar un presídium con los expertos del tema a tratar, así no vacilarás al pasar el micrófono cuando haya una pregunta especializada.

Iniciar puntualmente, este punto con frecuencia provoca tensión pues los reporteros tienen agendas saturadas como para esperar por el director de marca o el fabuloso e impuntual dueño.

Formar un press kit, es decir, un paquete con información del tema que se aborda, debe contener fotos, videos, etc. En algunas ocasiones se coloca un obsequio.

Una buena nota no se compara con la inversión que se tiene que desembolsar para cubrir un flow, por esto la importancia de crear una rueda de prensa exitosa.

Ceremonias de Apertura

Cualquier evento importante, como la exposición o reunión anual que durará más de dos días que generalmente inicia con una ceremonia de apertura o inauguración, la cual marcará el comienzo del evento y establecerá el tono y el tema de los días siguientes. Oradores y celebridades pueden ser invitados a participar para hacerla mas emocionante.

Unirse a una organización no lucrativa o de caridad es una idea grandiosa para la ceremonia. No sólo ayudarás a una buena causa, sino que también disfrutarás de publicidad adicional. Además de ser una buena opción para realizar causas altruistas.

Cena de Gala

Una cena de gala es un evento muy formal, que se caracteriza por al menos tres deliciosos platillos, entretenimiento y discursos. Estas se celebran a menudo en combinación con un evento en pro de una fundación o cierre de algún seminario. Se suele invitar celebridades y oradores, y a veces se otorgan premios. Traje formal-etiqueta es el código de vestimenta esperada para tales eventos.

Es importante que tengas en claro el motivo de la cena puedes darle un nombre, título o slogan o bien realizar una buena causa para celebrarla.

Debes tener en cuenta los aspectos logísticos como la recepción, la organización de las mesas, el menú, el mensaje o contenido que se va a comunicar (si habrá alguna ponencia, pase de video, exposición, etc.), la animación, la música, algún otro evento ligado a la cena (subasta, baile, rifa) la decoración, si habrá algún detalle para los asistentes.

Lanzamientos de productos

Cuando un nuevo producto se está introduciendo al mercado, el lanzamiento en general se considera como su primera aparición o exposición al público. El producto se demuestra y discute su eficacia, utilidad y contribución a la sociedad o de la industria. El producto debe estar disponible para su compra en la puesta en marcha, si es posible.

Lo primero que debes tener en cuenta para lograr el éxito de la campaña, es que la presentación del producto debe estar integrada en la estrategia de marketing de la empresa, definir cuál es la época del año más adecuada para el evento y cuál es la hora del día más apropiada para el público objetivo, así como la definición del espacio teniendo en cuenta la accesibilidad, la distancia, las condiciones exigidas, autorizaciones necesarias, seguridad del local, impacto sobre el público-objetivo, interés, adecuación al mensaje a transmitir, ventajas y desventajas del local, etc. Para ello es necesario conocer muy bien el target: edad, estilo de vida, capacidad de reacción ante el riesgo, la novedad, amantes de la aventura, etc.

Junta General de Accionistas

Estas reuniones anuales se llevan a cabo con el propósito de transmitir información importante a los accionistas de la sociedad sobre temas relevantes y elegir al Consejo de Administración.

Un evento tan importante, como una junta de accionistas no tiene porqué ser tan solemne y tenso como de costumbre, sería muy bueno que intentaras abrir la próxima junta de accionistas de tu empresa, con algún tipo de actividad distendida y alegre, que relaje a los asistentes para que la reunión se desarrolle con una mayor naturalidad. Si tu junta de accionistas es general, seria buena idea comenzar la reunión con un performance que tenga que ver con tu empresa.

Ceremonias de Reconocimiento

Ya sea a grande o pequeña escala, las ceremonias de premiación se llevan a cabo para felicitar y agradecer a los integrantes de una organización que han cumplido con sus deberes de manera admirable o han superado las expectativas y demandas de la empresa.

Es muy importante definir qué tipo de premio vas a otorgar, se dice que los premios deben corresponder a la acción que se está reconociendo. También deberían estar de acuerdo con la persona y la ocasión. La clase de símbolo que se elija dirá mucho sobre qué y a quién está siendo reconocido. Estos son algunos tipos de reconocimiento que se pueden considerar:

Prendedores, estatuillas, certificados, premios, plaquetas, menciones de reconocimiento enmarcadas, regalos, un ascenso, invitaciones de obsequio. Debes tomar en cuenta las nuevas tendencias, hoy por hoy las personas prefieren ser reconocidas por su labor altruista y un buen reconocimiento podría significar donar su premio a alguna fundación o que el premio haya sido comprado a una organización de ayuda social.

Reuniones Directivas

Estas son las reuniones formales del Consejo de Administración de una empresa, y se centran en la visión de la organización, metas y estrategias. Para que estas reuniones sean un éxito deberás escoger la sala en base a las siguientes recomendaciones.

Capacidad de la sala (en términos de cantidad de asientos), dimensiones y forma de la sala (dependiendo de si existen presentaciones o actividades), necesidad de acceso a Internet, necesidad de ordenadores y un equipo audiovisual (video proyector).

Recuerda que una sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable puede mejorar la eficiencia de la reunión. Para lograr que los participantes se relajen, podrá servirse café o simplemente botellas de agua al comienzo de la reunión.

Para la organización de eventos exitosos es muy importante una correcta comunicación y organización de los mismos, en Eventos en Punto sabemos cómo hacerlo.

Somos especialistas en la conceptualización, planeación, desarrollo y ejecución de eventos, es por esto que nuestra prioridad es que tu evento sea todo un éxito, sabemos que en la actualidad hay una oferta muy amplia de servicios para eventos, sin embargo no todas las ofertas proporcionan la posibilidad de conjuntar todos los servicios en una sola empresa, nosotros te ofrecemos esto y más.

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